E-postaların kurumsal değeri

• E-postalar kurumlarda yapısal olmayan bilginin %70 ini temsil eder
• Etkili e-posta yönetimi önemlidir
• Etkili bir e-posta yönetim politikasına sahip olmayan şirketlerin önemli bilgiler içeren mesajların ciddi bir yüzdesini attığı veya gözden kaçırdığı tespit edilmiştir
• E-postaların gerçek değerini anlayan şirketlerde, e-postaların yasal dokümanlar olarak değerlendirilmesi noktasına gelinmiştir

E-postaların dünya çapında en önemli metin bazlı iletişim şekli olduğu tartışılmaz bir gerçektir. Satınalma siparişleri, teklifler ve satış işlemlerini de kapsayan kişisel ve iş bilgisinin iletilmesinde en kolay ve hızlı yöntem e-posta göndermektir. E-postalar, sistem uygulamalarında ve veritabanlarında bulunmayan, yani yapısal olmayan bilgilere ait olan içeriğin bir parçasıdır. Kurumlarda, e-postalar genellikle yapısal olmayan bilginin %70 ini temsil eder.

Birçok çalışan için e-postalar, yarattıkları ve kullandıkları iş bilgisinin en büyük bölümünü temsil eder. İletişim ve güvenlik konularında çalışan bir analist firma tarafından yapılan değerlendirmeler sonucunda, kurumsal kullanıcıların 2007 yılında günde yaklaşık 18 MB e-posta aldıkları belirlenmiştir.

Bu miktarın 2011 yılında günlük 28 MB’a ulaşacağı tahmin edilmektedir. Ayrıca kullanıcıların günlük yaklaşık 133 mesaj gönderip aldıkları tespit edilmiştir.

Yapılan araştırmalara göre etkili bir e-posta yönetim politikasına sahip olmayan şirketlerin önemli bilgiler içeren mesajların ciddi bir yüzdesini attığı veya gözden kaçırdığı tespit edilmiştir. Bu tür kurumlarda e-postaların saklanmış dahi olsa kurum tarafından erişilebilir olmadığı görülmüştür. E-postaların gerçek değerini anlayan şirketlerde, e-postaların yasal dokümanlar olarak değerlendirilmesi noktasına gelinmiştir.

Önemli konulardan birisi de önemli bilgi içeren e-postalarla birlikte kişisel ve işle ilgili olmayan bilgileri içeren e-postaları da yönetiyor olmaktır. Şirketlerin birçoğu, kişisel yada kişisel olmayan e-postalara izin verir, fakat bu şirketler için, bu iki kategorideki e-postaları ayıracak net politikalar olmalıdır.

Etkili e-posta yönetim politikası, bir günde ulaşılabilecek bir politika değildir (bkz. Kurumsal İçerik Yönetiminin Örgütsel Altyapısı). Bu, büyük oranda çaba, planlama ve eğitim gerektiren bir konudur. Nasıl insan kaynakları ve finans için merkezi politikalar varsa, bütün bilgilerin yönetilmesini sağlayan kurumsal politikalar da olmalıdır. Bu politika ayrıca, bir çalışan şirketten ayrıldığında bir e-postanın nasıl ele alındığı konusunu da içermelidir. Politikanın önemli unsurlarından birisi, bütün bilginin kuruma ait olduğunun farkında olmaktır.

E-postanın her bileşeninin bir değeri vardır, fakat bütün e-postalar aynı değere sahip değildir. E-postalar kendi içeriklerine göre yönetilmelidir. Önemli bilgi içeren e-postalar tespit edilmeli ve korunmalıdır. Politikalar ve yönlendirmeler şirkete faydası olmayan e-postaların silinmesini sağlamalıdır. E-postalar bazen sadece eklentide bulunan önemli bilginin iletilmesi amacıyla kullanılır. Bu da eklentinin de bir kayıt olarak yönetilmesi gerekliliğini ortaya çıkarır. E-postayla ilgili olan meta verinin gönderen, alıcı, tarih, zaman vs. gibi özelliklerinin de tanımlanması gerekir.

Yapısal olmayan verinin yönetilmesinin yani kurumsal içerik yönetimi (ECM) olarak adlandırılan çabanın en önemli faydası, e-postalar içinde yer alan önemli verileri de kapsayan bilginin kurum genelinde paylaşılabilmesi imkanını sağlamasıdır. Bu gün büyük miktarda bilgi doğrudan dijital ortamda yaratılmaktadır ve elektronik olarak yönetilmesi gerekir (bkz. Kurumsal İçerik Yönetimi: İçeriği Elde Etmek). Bilgi paylaşımı kontrollü bir terminolojinin kurulmasıyla daha iyi sağlanabilir. Böylece bilgi nasıl yönetilir ve bilgiye nasıl ulaşılır gibi konularda bütün çalışanlarda ortak bir anlayış oluşur.

Politikalar, eşit olarak takip edilmeli ve uygulanmalıdır. Kayıt yönetiminde programın yada bir politikanın olmaması kadar olumsuz olan, programın olması fakat takip edilmemesi yada düzensiz takip edilmesidir. E-posta kurum çapında bir araçtır ve kurum çapında yönetilmelidir.

Sonuç olarak, e-postaya uygulanan temel bilgi yönetim prensipleri, diğer iş bilgilerine uygulanan gibi olmalıdır.

Kaynak: http://www.mind2biz.com.tr/corporate/pub23.php (Şubat 2009)

Tek Tuşla 100 Sayfa Tarama: Xerox DocuMate 742

Xerox, arkalı önlü tarama yapabilen, "tek tuş" özelliğine sahip yeni tarayıcısı Xerox DocuMate 742'yi piyasaya sundu.

Xerox'un yeni tarayıcısı Xerox DocuMate 742, yoğun iş temposuna sahip şirketlerin karmaşık tarama ihtiyaçlarını tek başına karşılamaya aday bir tarayıcı. Xerox DocuMate 742, farklı tipteki dokümanları yüksek hız ve görüntü kalitesinde tararken, verimliliği artırıyor ve zaman kazandırıyor.

Xerox'un doküman yönetiminde yeni bir çözüm olarak sunduğu Xerox DocuMate 742, A3 boyutuna kadar bütün dokümanları tarayabiliyor. Aynı anda çift taraflı (dubleks) tarama yapabilen, tek bir seferde 100 sayfaya kadar dokümanı besleme ünitesine alan Xerox DocuMate 742, dakikada tek taraflı 50 sayfa ve önlü arkalı 100 görüntü tarıyor. Günlük doküman tarama hacmi 5.000 sayfa olan Xerox DocuMate 742, boyutu 955 mm'ye kadar varan dokümanların taramasını yapabiliyor. Bu özellikleri ile medikal formlar yada gayri menkul kontratları gibi karışık dokümanları endekslemede (bkz. Kurumsal İçerik Yönetimi: İçeriği Elde Etme) ideal bir tarayıcı özelliği taşıyor.

Günlük doküman tarama hacmi 5.000 sayfa olan ve dakikada önlü arkalı 100 sayfa tarayabilen Xerox DocuMate 742, atlama yapmadan farklı ebatlardaki dokümanları istenen dosya formatlarına tarıyor.

600 dpi optik çözünürlükte, 24-bit derinlikte tarama yapan Xerox DocuMate 742'nin, "Tek Tuş (Visioneer OneTouch)" teknolojisi ile her hangi bir dokümanı taramak veya taranan dokümanı başka bir hedefe yönlendirmek için tek bir tuşa basmak yeterli oluyor. Tek Tuş teknolojisi, tamamen kullanıcı hedeflerine göre önceden ayarlanmış olan dokuz seçimden birine tarama yapılmasına olanak veriyor. Böylelikle dokümanlar, doğru çözünürlük, renk, kırpma ve dosya formatı ayarlarıyla taranıyor.

DocuMate 742'de bulunan "Ultrasonic Double Feed Detection" teknolojisi sayesinde, hatalı bir besleme yada zımbalı doküman yüzünden tarama sırasında sayfa atlanması söz konusu olmuyor. Plastik kartlar gibi küçük maddeler yada geniş dokümanlar ADF'de kolayca yığınlanıyor ve "Searchable PDF" yada "Xerox DocuShare", "Microsoft SharePoint" gibi birçok doküman yönetimi yazılım programına anında taranıyor.

Kaynak:
Ecevit Bıktım, 22.10.2009
http://shiftdelete.net/tek-tusla-100-sayfa-tarama-15409.html

Makale_Otomatik Tanıma ve Veri Toplama Sayesinde Performans Artışı

Bilgi çağında elimizde bulundurduğumuz bilgiyi en iyi şekilde değerlendirebilmek gittikçe önem kazanıyor. Bu makalede Otomatik Tanıma ve Veri Toplama sayesinde sayısal olmayan bilgilerin elektronik ortama aktarılıp kurumlara sağlayabileceği performans artışı ele alınacaktır. Bu doğrultuda farklı teknolojiler tarif edilip bunların kurumsal hayatta kullanma örnekleri gösterilecektir. Bunu yaparken, kısaca Kurumsal İçerik Yönetimi prensiplerine değinilip Otomatik Tanıma ile Veri Toplama konusunda genel bilgiler de verilecektir.
Makale_Otomatik Tanıma ve Veri Toplama Sayesinde Performans Artışı

Makale_Küresel Ekonomik Krizde Kurumsal İçerik Yönetiminin Sağlayabileceği Faydalar

Yaşamakta olduğumuz küresel ekonomik krizde şirketlerin çoğu maliyetlerini düşürme çabasında. Aynı zamanda içinde bulunduğumuz bilgi çağında elimizde bulunan bilgiler her gün devasa bir şekilde çoğalmakta ve bu bilginin uygun yöntemlerle yönetilip şirkete katkısı sağlanmalıdır, çünkü bu devirde elindeki bilgiyi en iyi yönetebilen başarılı olacaktır.
Bu tarif ettiğimiz şartlar ve zamanda Kurumsal İçerik Yönetimine yapılan yatırım başta bir masraf olarak gözükse de, şirkete birçok fayda sağlayacak, verimliliği arttıracak ve kurumun rakiplerine fark atmasını sağlayacaktır.

Bu çalışmada; öncelikle Kurumsal İçerik Yönetimi (KİY) kavramı ve tarihçesi ele alınacak ve buna müteakiben KİY'in teknolojik ve kurumsal altyapısına değinilecektir. Bu doğrultuda bilgi yönetimi, verileri elde etme, işleme, yönetme ve saklama gibi faaliyetlere de yer ayırılacaktır.
Bunların peşinden; KİY sayesinde zaman, mekan, müşteri memnuniyeti, maddiyat, çalışanların performansı ve benzer alanlardaki faydaları işlenecektir.
Son olarak böyle bir sistemi kurarken nasıl bir yol izlenmesi gerektiği ve böyle bir sistemin kurulumunda ne gibi zorluklar ve engellerle karşılaşılabileceği konusuna değinilecektir.

Makale_Küresel Ekonomik Krizde Kurumsal İçerik Yönetiminin Sağlayabileceği Faydalar

Küresel Ekonomik Krizde Kurumsal İçerik Yönetiminin Sağlayabileceği Faydalar (1)

Küresel Ekonomik Krizde Kurumsal İçerik Yönetiminin sağlayabileceği birçok fayda bulunmaktadır. Krizde elbette ilk akla gelen, maddi yönden etkiler olacaktır. Fakat biz, maddiyat yönündeki faydalara değinmeden önce, zaman, mekan ve performans alanındaki getirileri inceleyip, son olarak da hepsinin bir toplamı olarak müşteri memnuniyetinin nasıl etkilendiğini göstermeye çalışacağız.

Kurumsal İçerik Yönetiminin başlıca faydası kuşkusuz zaman konusunda olan tasarruftur. Bu tasarruf farklı sebeplerden kaynaklanmaktadır:
- Arama
- Başkası Tarafından Kullanım
- Online Erişim
- Otomatikleştirilmiş Süreçler
- Önizleme

Arama
Bugün bir evrağı ararken başvurduğumuz yolu iki şekilde düşünebiliriz:

Fiziki dosyalar
Birçok şirket ve kurum dosyalarını fiziki olarak saklamaktadır: Dosyalar kartonlara ya da klasörlere yerleştirilip arşiv odasındaki raflara ya da dolaplara kaldırılıyor. Şimdi böyle bir dosyayı incelemek istediğinizi düşünün. İlk yapacağınız, arşiv odasına gidip muhtemelen yıl ya da farklı bir kategoriye göre gruplanmış dolaba ya da rafa gitmeniz olacaktır. Bunu takiben, o rafta bir alt kategoriye göre dosyanızı aramaya devam edeceksiniz.

Peki aynı dosya farklı kategorilerde de saklanabiliyor olamaz mı? O zaman ne yapacaksınız? İki yere de mi yerleştireceksiniz? Bir tarafa aslını koyup öbür tarafa sadece bir uyarı notu mu bırakacaksınız? Yoksa sadece bir yere saklayıp orada bulunmasını tesadüfe mi bırakacaksınız?

Peki bu şekilde bir dosya bulmak için ne kadar zaman harcamış olacaksınız?

Elektronik belgeler (dosya sistemi)
Elbette ki bu devirde artık birçok belgelerimizi bilgisayar ortamında oluşturup orada saklıyoruz (örneğin basit bir word formatında yazılmış mektup). Peki orada saklıyoruz derken tam olarak ne demek istiyoruz? Hepimiz biliyoruz ki bir dosyayı kaydederken nereye kaydetmek istediğimizi soruyor bilgisayar bize. Peki bu kararı verirken hepimiz aynı kararı veriyormuyuz? Diyelim bir sigortalıya yazdığımız bir mektup var elimizde. Bu mektubu farklı kriterlere göre saklama ihtimalimiz var: Sigortalının adına göre, yaşadığı bölgeye göre, onunla ilgilenen departmana göre, mektubun yazılmış olduğu yıla göre..
Görülüyor ki basit bir mektubu kaydederken bile birçok seçenek çıkıyor karşımıza. Bir de şimdi o dosyayı yazmayan bir kişinin o dosyayı bulmak için başvurduğu yolu bir düşünelim. Aramaya nereden başlayacak? Elbette bugün Windows'un arama fonksiyonu mevcut - fakat dosyanın hangi isim altında kaydedildiğini nereden bilecek? Tek çaresi farklı klasörleri tek tek gezerek aradığı mektubu bulmasını bir nebze de olsa tesadüfe bırakacak. En azından ilk baktığı yerde bulma olasılığı oldukça düşük.

Peki bu süreçte ne kadar zaman harcamış olacak bu kişi?

Kurumsal İçerik Yönetiminin bu konuda sağladığı fayda
Böyle bir sistem kurulmuş olduğunda, kişinin aramak için birçok seçeneği olacaktır. Daha önce de belirtmiş olduğumuz gibi, KİY sisteminde dosyalar farklı etiketler vererek saklanmaktadır. Bu etiketleri verirken harcanan zaman şimdi kat kat geri dönmektedir. Çünkü şimdi ararken farklı kriterleri girerek arama yapabilmektesiniz: Sigorta örneğinde kalırsak; Fatih Karaoğlu isimli sigortalıya Sakarya şubesinin 2008 yılında yazmış olduğu bütün mektupları kolaylıkla bulabilirsiniz. Dosyayı aramak yerine onu BULUYORSUNUZ. Ve bunu yukarıda gösterdiğimiz örneklerde harcadığınız zamanın çok düşük bir oranında gerçekleştirmiş oluyorsunuz.

Aynı zamanda, böyle bir sistem sayesinde ilave olarak elinizdeki (elektronik) belgelerin içeriğini arama imkanına da sahip oluyorsunuz. Bu durum, internetten tanıdığımız ve her gün kullandığımız bir olay. Hatta daha önce bahsettiğimiz gibi, bugünkü teknolojik imkanlar sayesinde (OCR vb.), sadece elektronik ortamda oluşturulan dokümanların değil, sisteme aktarılmış kağıt dosyaların da içeriğini tanıyıp ona göre aramak mümkün olmaktadır.

Kurumsal İçerik Yönetiminin Örgütsel Altyapısı

Kurumsal İçerik Yönetiminin örgütsel altyapısında özellikle dikkat edilmesi gereken iki husus bulunmaktadır: Bilgi kültürü ve güvenlik konsepti.

Bilgi Kültürü

Kurumsal İçerik Yönetiminin kurum içinde başarıyla uygulanabilmesi için öncelikle bu kurumda bir “bilgi kültürü” oluşturulmalıdır. Bu bilgi kültürü, öncelikle şirket yönetimi tarafından benimsenmeli ve yaşanmalıdır ki, diğer çalışanlar da olumlu yönde etkilensin.

Güvenlik Konsepti
Kurumun içinde Kurumsal İçerik Yönetiminin sağlıklı bir şekilde uygulanabilmesi açısından, güvenlik konsepti kaçınılmazdır. Hatta bunun bir parçası olarak şirket içinde bulunan roller belirlenmelidir, çünkü güvenlik ayarları genelde kişiye yönelik değil de o kişinin görevi itibariyle üstlenmiş olduğu role göre yapılmaktadır (örn. Yönetici, insan kaynakları, muhasebe, halkla ilişkiler vs.).
Güvenlik konseptinin bir parçası olarak da böyle bir sistemin içinde bulunacak içeriği belirlemek görülmektedir. Şirket yönetiminin vermesi gereken karar, bu sistemin ne kadar ön planda olmasıdır. Yani kullanıcılara sistem dışında dosya kaydetme imkanı verilip verilmeeceği, ne tarz dosyaların sisteme alınacağı (örn. yalnızca MS Ofis uygulamalarında oluşturulan, yalnızca arşivi hafifletmek adına taranmış belgeler, e-postalar, resimler vs.) tespit edilmelidir.
Diğer bir husus, internet erişiminin sağlanması ya da engellenmesi olacaktır.

=> bkz. Kurumsal İçerik Yönetiminin Teknolojik Altyapısı
=> bkz. E-posta yönetim politikası

Kurumsal İçerik Yönetiminin Teknolojik Altyapısı

Kurumsal İçerik Yönetiminin teknolojik altyapısında genel olarak üç farklı katman tespit edilebilir:








1. Katman: Veri Tabanı / Saklama Araçları
Bütün sistemin temelinde bir veri tabanı ve içerikleri saklamak için uygun bir araç bulunmaktadır. Veri tabanları için farklı çözümler kullanılabilmektedir. Bu biraz da şirket içinde uygulamada olan Kurumsal İçerik Yönetimi çözümüne bağlı. Fakat günümüzde çoğu çözümler piyasada bulunan veri tabanları (Oracle, SQL Server, MySQL, DB) ve veri saklama çözümleri (SAN, NAS, Optik diskler, Manyetik-optik, RAID vb.) ile uyumlu olduğundan ve bunların da birçok şirkette altyapı olarak zaten mevcut olduğundan, bu konu Kurumsal İçerik Yönetimi alanından özellikle yatırım gerektiren bir husus olarak görülmemelidir.

2. Katman: Sunucu
Kurumsal İçerik Yönetiminin “beyni” bu katmanda bulunmaktadır. KİY sunucusu, veri tabanlarında ve depolarda bulunan içeriği son kullanıcıya ulaştırmakta temel görevi üstlenmektedir. Bu sunucu olmadan veri tabanlarında bulunan dosyaların nereye ve kime ait olduğunu anlayabilmek çok zordur. Bu ilişkilendirme işte burada, sunucunun bulunduğu ikinci katmanda, gerçekleşmektedir.

3. Katman: Uygulamalar
Son kullanıcının gördüğü genelde bu katmanda olan uygulamalardır. Arka planda olup bitenler onu ilk etapta ilgilendirmeyecek, sadece çalışmasını sağlayacak ve de kolaylaştıracak çözümleri görmek isteyecektir. Bu uygulamalar üç sınıfa ayrılabilir:

Kurumsal İçerik Yönetimi kullanıcı arayüzü
Bu arayüz, Kurumsal İçerik Yönetimi sistemi kullanıcısı için merkezi bir uygulama halini almaktadır. Bu arayüz üzerinden şirket içinde (ve sistemin kapsamında olan) bütün içeriğe ulaşabilmektedir.
Günümüz çözümleri kullanıcıya bir kolaylık sağlama açısından, zaten kullanmakta olduğu yazılımlara entegre olmuş durumda. Bu doğrultuda, Outlook / Ofis, SAP, Lotus Notes vb. ile entegrasyonlar da mevcuttur, yani çalışan, kendini sanki alışmış olduğu bu programla çalışıyor gibi hissedebilmektedir.

Tarayıcı
Tarayıcı sektöründe son yıllarda çok gelişme katedilmiştir. Kurumun ihtiyacına göre farklı performansı olan çözümler sunulmaktadır. Öyle ki, dakikada 200 sayfa tarayan aletten tutun, kağıdın iki tarafını aynı anda okuyabilen ya da farklı ebatta kağıtları otomatik olarak tanıyan renkli ve siyah / beyaz şeklinde aktaran aletlere kadar birçok tarayıcılar bulunmaktadır.
Bunun yanında elbette gerekli yazılımlar da altyapının bir parçası olarak görülmelidir, çünkü daha önce bahsetmiş olduğumuz OCR, ICR gibi teknolojiler bu yazılımlar aracılığıyla kullanıma sunulmaktadır.

Diğer uygulamalar
Şirket içinde bulunan diğer uygulamalar da bu katmanda hizmet göstermektedir (örneğin MS Ofis, SAP vs.).

Elbette ki bunların yanında örneğin bilgi güvenlik sistemi de bulunmalıdır. Bizim burada gösterdiğimiz, Kurumsal İçerik Yönetimi için özellikle gereken bileşenlerdi. Bunun dışındaki günümüz kurumlar için standart olan altyapıya özel olarak değinilmemiştir.

=> bkz. Kurumsal İçerik Yönetiminin Örgütsel Altyapısı