Kurumsal İçerik Yönetimi: İçeriği Elde Etmek

Bir içeriği yönetebilmemiz için önce onu üretmemiz ya da elde etmemiz lazım. Bu çeşitli yollarla mümkün olan birşeydir.
En yaygın yöntem kuşkusuz şirket içinde çalışanlar tarafından yazılan dokümanlardır. Bunun dışında kağıt dosyaları da içerik olarak sisteme aktarmak mümkündür. Ayrıca unutulmaması gereken bir sınıf da sistemler tarafından oluşturulan verilerdir.
Sistemin desteği sayesinde bütün bu bilgiler elde edilip daha sonra yönetmek adına hazır hale getirilmektedir. Bunun için daha yukarıda bahsettiğimiz düzenlenmiş ve düzenlenmemiş bilgi olgusu da dikkate alınmalıdır. Düzenlenmiş bilgiler otomatik olarak işlenip sisteme aktarılabilir. Örneğin tarayıcıdan bir kayıt formunu aktarmak ve tanımlamak normal el yazısı ile yazılmış bir mektubu işlemekten çok daha kolaydır.
Bu anlamda böyle bir sınıflandırmada bulunabiliriz:

İnsan tarafından oluşturulmuş elektronik belgeler
Bildiğimiz ofis programlarında oluşturulan dosyalar ya da elektronik postalardır.
Bu tarz belgeler sisteme aktarılması kolay olan belgelerdir.

Yazılımlar tarafından oluşturulmuş elektronik veriler
Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) ya da finsansal yazılımlar tarafından oluşturulmuş veriler ve belgeler de uygun arayüz programları sayesinde direk olarak Kurumsal İçerik Yönetimi sistemine aktarılabilmektedir.
Bu tarz veriler sisteme büyük bir olçüde otomatik olarak geçmektedir.

Sisteme tarayıcı vesilesiyle aktarılmış belgeler
Bugün bir belgeyi tarayarak sisteme geçirirken salt resim aktarılmamaktadır (bkz. Tarayıcılar). Zamanla tarayıcı yazılımları gelişmiş ve birçok ek imkanlar getirmiştir. Bugün bu sayede bir belgeyi tarayıcıdan geçirirken aynı anda yazıyı tanıyabiliyoruz (hatta el yazısı bile), doldurulmuş formları direk sisteme aktarabiliyor, barkodları okuyup dokümanı ona göre dosyalayabiliyor ve otomatik olarak kategorilere ayırabiliyoruz.

Bunun için kullanılmakta olan başlıca teknolojiler şöyle sıralanabilir:

OCR
“Optical Character Recognition”: Bu teknoloji sayesinde resim olarak taranmış dokümanlardaki karakterler yazıya dönüştürülebilmektedir. Örneğin tarayıcıdan geçirilmiş faks gibi.

HCR
“Handprint Character Recognition”: OCR teknolojsinin gelişmişi olarak, bu teknoloji sayesinde el yazısı da tanınmaktadır. Uzun yazılarda henüz tatmin edici sonuçlar vermemekle birlikte, belirlenmiş ufak alanlar için oldukça güvenilir olmuştur. Örnek olarak el yazısıyla doldurulan formlar gösterilebilir.

ICR
“Intelligent Character Recognition”: OCR ve HCR teknolojilerinin bir sonraki aşaması olarak geliştirilmiştir. Bu teknoloji kıyaslama, bağlantılar ve belirlenmiş listelerle karşılaştırmayı kullanarak daha verimli sonuçlar sunmaktadır. Örnek olarak bir formda %18 verisi okunduğunda, onun yakınındaki rakam KDV miktarı olarak otomatik olarak sisteme geçmektedir.

OMR
“Optical Mark Recognition”: Önceden belirlenmiş alanlarda özel işaretleri okuyabilmek için kullanılan teknoloji. Elde edilen sonuçlar çok yüksek bir doğruluk oranı göstermekte. Bu teknoloji çoklu cevap seçeneği sunan formlar ve diğer anketlerde kendini kanıtlamıştır.

Barkod
Barkod sayesinde taranan belge otomatik olarak endekslenebilmekte ve başka dosyalarla ilişkilendirilebilmektedir.

Bu içerikler elde edildikten sonra bir sonraki işlemlere hazır hale getirilmesi için kategorize edilmesi gerekmektedir. Bu kategorize etme Kurumsal İçerik Yönetiminin önemli bir parçasıdır.

İçeriği kategorize etmek, etiketlendirmek ve endekslemek
Böyle bir sistemde bütün içerik merkezi bir veri tabanında saklanmaktadır. Alışageldiğimiz dosya sistemine karşılık, içeriği ararken kategoriler ve etiketler kullanılmaktadır. Bu yüzden böyle bir sistemde içerik üretildiği zaman ek bir adım olarak bu içeriğe etiketler verilmektedir. Bu etiketler kurumun ihtiyacı ve beklentilerine göre belirlenmektedir. Bu endeksleme genel olarak alttaki şekilde görünene benzer bir maskeyle gerçekleştirilmektedir:



Bu veri giriş maskelerinde doldurulması zorunlu olan alanlar belirlenebileceği gibi, bazı alanların verileri de önceden hazırlanabilmektedir, yani önceden hazırlanmış bir listeyi göstererek aynı bilginin şirket bünyesinde aynı şekilde girilmesi sağlanmaktadır (örneğin tarih formatı ya da departman adı).
Yukarıda bahsedilen farklı sistem uygulamalarından oluşturulmuş ya da tarayıcı ile sisteme aktarılmış belgeler için ise, bu formu doldurmak otomatik-leştirilebilmekte vu bu sayede içeriği elde etme sürecinin hızlanmasına büyük bir katkı sağlanmaktadır.

=> bkz. "Kurumsal İçerik Yönetiminin Bileşenleri"