Alttaki şekilde görüldüğü üzere beş temel bileşen bulunmaktadır:
28 Mayıs 2009 Perşembe
Kurumsal İçerik Yönetiminin Bileşenleri
Kurumsal İçerik Yönetimi kapsamlı bir sistemdir ve farklı teknoloji ve bileşenlerden oluşmaktadır. Bu bileşenlerin tamamı Kurumsal İçerik Yönetimini oluşturduğu gibi, bazıları tek başına da kullanılabilmektedir.
Alttaki şekilde görüldüğü üzere beş temel bileşen bulunmaktadır:
Alttaki şekilde görüldüğü üzere beş temel bileşen bulunmaktadır:
Doküman Yaşam Süreci
Kurum içindeki belgeler farklı evrelerden geçmektedir. Bu evrelere göre o süreci desteklemek için kullanılan sistemler de değişmektedir.
Buna göre, her belge bu evrelerden geçmektedir:
- Oluşturulma
- Değiştirme
- Onaylama
- Dondurma
Buna göre, her belge bu evrelerden geçmektedir:
- Oluşturulma
- Değiştirme
- Onaylama
- Dondurma
Kurumsal İçerik
“Kurumsal İçerik”ten bahsederken, şirket içinde bulunan her türlü veriyi kastetmekteyiz. Bu herhangi bir kağıt ya da elektronik dosya, bir e-posta, resim dosyası, sistemlerin oluşturduğu dosyalar (log), diğer çoklu ortam dosyaları (ses, görüntü) olabilir.
Bu farklı kaynaklara baktığımızda hepsini aynı kategoride değerlendiremeyiz. İçeriğin bir kısmı düzenlenmiş, bir bölümü kısmen düzenlenmiş, bir kısmı ise hiç düzenlenmemiş olarak elimizde bulunmaktadır.
Düzenlenmiş bilgi olarak her türlü tablo ve formları düşünebiliriz. Kısmen düzenlenmiş içerikten bahsederken yazılmış bir mektup kastetmekteyiz. Hiç düzenlenmemiş içerik olarak ise resim dosyalarını görebiliriz. Burada görülüyor ki “düzenleme” dendiğinde, az önce göstermiş olduğumuz “zeka” seviyesine orantılı düşünebiliriz. Yani bir içerik ne kadar düzenlenmemişse, onu anlamak için o kadar zeka gerekmektedir.
İçeriği kategorize ederken başka bir seçenek ise, onu kaynağına göre değerlendirmek oluyor. Bir kısmını kendimiz oluşturmuşuz, bir kısmı başka kişi ya da uygulama tarafından oluşturulup bize ulaştırılmıştır.
Sonuç olarak, kendimiz oluşturmuş olduğumuz ve düzenlenmiş olan bilgi en kolay değerlendirilebilecek içeriktir. Yani bu tarz içerikte bizi teknoloji en verimli şekilde destekleyebilmektedir (bkz. "Veri - Anlam - Bilgi - Zeka").
Bu farklı kaynaklara baktığımızda hepsini aynı kategoride değerlendiremeyiz. İçeriğin bir kısmı düzenlenmiş, bir bölümü kısmen düzenlenmiş, bir kısmı ise hiç düzenlenmemiş olarak elimizde bulunmaktadır.
Düzenlenmiş bilgi olarak her türlü tablo ve formları düşünebiliriz. Kısmen düzenlenmiş içerikten bahsederken yazılmış bir mektup kastetmekteyiz. Hiç düzenlenmemiş içerik olarak ise resim dosyalarını görebiliriz. Burada görülüyor ki “düzenleme” dendiğinde, az önce göstermiş olduğumuz “zeka” seviyesine orantılı düşünebiliriz. Yani bir içerik ne kadar düzenlenmemişse, onu anlamak için o kadar zeka gerekmektedir.
İçeriği kategorize ederken başka bir seçenek ise, onu kaynağına göre değerlendirmek oluyor. Bir kısmını kendimiz oluşturmuşuz, bir kısmı başka kişi ya da uygulama tarafından oluşturulup bize ulaştırılmıştır.
Sonuç olarak, kendimiz oluşturmuş olduğumuz ve düzenlenmiş olan bilgi en kolay değerlendirilebilecek içeriktir. Yani bu tarz içerikte bizi teknoloji en verimli şekilde destekleyebilmektedir (bkz. "Veri - Anlam - Bilgi - Zeka").
Veri – Anlam – Bilgi – Zeka
Bilgi kavramını yakından incelediğimizde, bunu bir kaç aşamaya bölebileceğimizi görürürüz: Veri ilk aşamadır, örneğin rakamlar ve harfler; '29' ya da ‘E’ gibi. Anlam (ya da Enformasyon): Bu, veriye ilave olarak gelir ve onu bir bağlam içinde algılamamızı sağlar; mesela 'Ekim', 'Derece', 'Kilo' gibi. Bunları bir araya getirince, tecrü-belerimize, eğitimimize göre bir bilgi geçer elimize. Örneğin ‘29 Ekim = Cumhuriyet Bayramı’, ‘29 derece = yaz mevsimi’ gibi. Son aşama olarak zeka’yı sayabiliriz. Zeka; bütünleştirilmiş bilgidir ve bir bilgiyi başka bir alana taşıyabilme ve yararlanabilme yeteneğidir. Örnek: ’29 derece olduğu zaman denize girebilirim’.
Bu farklı evreler bilişim teknolojisiyle de farklı şekilde desteklenebiliyor. Elimizdeki bilgi ne kadar ‘zeka’ya yakın olursa, teknoloji onu anlamakta ya da yönetmekte o kadar zorlanır – o alan hala insanın kontrol-ündedir. Fakat veriyi göz önüne aldığımızda, teknolojiyi kullanmak daha mantıklı oluyor, çünkü bilgisayar, az zamanda çok veriyi işleme konusunda insandan kat kat üstün.
Bu farklı evreler bilişim teknolojisiyle de farklı şekilde desteklenebiliyor. Elimizdeki bilgi ne kadar ‘zeka’ya yakın olursa, teknoloji onu anlamakta ya da yönetmekte o kadar zorlanır – o alan hala insanın kontrol-ündedir. Fakat veriyi göz önüne aldığımızda, teknolojiyi kullanmak daha mantıklı oluyor, çünkü bilgisayar, az zamanda çok veriyi işleme konusunda insandan kat kat üstün.
Kavram Olarak Kurumsal İçerik Yönetimi
“Enterprise Content Management”, yani Kurumsal İçerik Yönetimi kavramı, 2000 yılında, AIIM (Association for Information and Image Management) tarafından ilk defa resmi olarak gündeme getirilmiş ve bu şekilde tanımlanmıştır:
“Enterprise Content Management (ECM) is the strategies, methods and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes. ECM tools and strategies allow the management of an organization's unstructured information, wherever that information exists.”
Buradan anladığımıza göre, Kurumsal İçerik Yönetimi (KİY), kurumsal süreçlerle alakalı içerik ve belgeleri elde etmek, yönetmek, kaydetmek, saklamak ve ulaştırmak için kullanılan stratejiler, metodlar ve araçlardır. KİY araç ve stratejileri bir kurumun düzenlenmemiş bilgisinin yönetilmesini sağlıyor, bu bilgi nerede bulunursa bulunsun.
“Enterprise Content Management (ECM) is the strategies, methods and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes. ECM tools and strategies allow the management of an organization's unstructured information, wherever that information exists.”
Buradan anladığımıza göre, Kurumsal İçerik Yönetimi (KİY), kurumsal süreçlerle alakalı içerik ve belgeleri elde etmek, yönetmek, kaydetmek, saklamak ve ulaştırmak için kullanılan stratejiler, metodlar ve araçlardır. KİY araç ve stratejileri bir kurumun düzenlenmemiş bilgisinin yönetilmesini sağlıyor, bu bilgi nerede bulunursa bulunsun.
Kurumsal İçerik Yönetiminin Tarihçesi
Kurumsal İçerik Yönetimi kavram olarak pek uzun bir geçmişe sahip değil. 1990’lı yılların başında ilk defa “Knowledge Management”, yani Bilgi Yönetimi kavramıyla karşılaşılmıştır. 1995 yılında Nonaka ve Takeuchi’nin “The Knowledge-Creating Company” isimli kitaplarında bilginin iş dünyasında bir rekabet faktörü olduğunu işlediklerinden beri şirket yöneticileri ve akademisyenler tarafından dikkat görmüştür.
Bunun yanında, teknolojik açıdan bakıldığında, Kurumsal İçerik Yönetimi “Elektronik Doküman Yönetimi Sistemleri”nin bir devamıdır. 1980’li yıllarda elektronik ortamda dokümanlar çoğaldıkça bunları yönetebilmeyi kolaylaştırmak için bu tarz yönetim sistemleri geliştirilmiştir. Bir kaç yıl öncesine kadar bu konuyla ilgilenen herkes Doküman Yönetim Sistemi’nden bahsederken, artık daha çok alanları kapsayan “Kurumsal İçerik Yönetimi” kullanılmaya başlanmıştır.
Bunun yanında, teknolojik açıdan bakıldığında, Kurumsal İçerik Yönetimi “Elektronik Doküman Yönetimi Sistemleri”nin bir devamıdır. 1980’li yıllarda elektronik ortamda dokümanlar çoğaldıkça bunları yönetebilmeyi kolaylaştırmak için bu tarz yönetim sistemleri geliştirilmiştir. Bir kaç yıl öncesine kadar bu konuyla ilgilenen herkes Doküman Yönetim Sistemi’nden bahsederken, artık daha çok alanları kapsayan “Kurumsal İçerik Yönetimi” kullanılmaya başlanmıştır.
Kaydol:
Kayıtlar (Atom)
