Küresel Ekonomik Krizde Kurumsal İçerik Yönetiminin sağlayabileceği birçok fayda bulunmaktadır. Krizde elbette ilk akla gelen, maddi yönden etkiler olacaktır. Fakat biz, maddiyat yönündeki faydalara değinmeden önce, zaman, mekan ve performans alanındaki getirileri inceleyip, son olarak da hepsinin bir toplamı olarak müşteri memnuniyetinin nasıl etkilendiğini göstermeye çalışacağız.
Kurumsal İçerik Yönetiminin başlıca faydası kuşkusuz zaman konusunda olan tasarruftur. Bu tasarruf farklı sebeplerden kaynaklanmaktadır:
- Arama
- Başkası Tarafından Kullanım
- Online Erişim
- Otomatikleştirilmiş Süreçler
- Önizleme
Arama
Bugün bir evrağı ararken başvurduğumuz yolu iki şekilde düşünebiliriz:
Fiziki dosyalar
Birçok şirket ve kurum dosyalarını fiziki olarak saklamaktadır: Dosyalar kartonlara ya da klasörlere yerleştirilip arşiv odasındaki raflara ya da dolaplara kaldırılıyor. Şimdi böyle bir dosyayı incelemek istediğinizi düşünün. İlk yapacağınız, arşiv odasına gidip muhtemelen yıl ya da farklı bir kategoriye göre gruplanmış dolaba ya da rafa gitmeniz olacaktır. Bunu takiben, o rafta bir alt kategoriye göre dosyanızı aramaya devam edeceksiniz.
Peki aynı dosya farklı kategorilerde de saklanabiliyor olamaz mı? O zaman ne yapacaksınız? İki yere de mi yerleştireceksiniz? Bir tarafa aslını koyup öbür tarafa sadece bir uyarı notu mu bırakacaksınız? Yoksa sadece bir yere saklayıp orada bulunmasını tesadüfe mi bırakacaksınız?
Peki bu şekilde bir dosya bulmak için ne kadar zaman harcamış olacaksınız?
Elektronik belgeler (dosya sistemi)
Elbette ki bu devirde artık birçok belgelerimizi bilgisayar ortamında oluşturup orada saklıyoruz (örneğin basit bir word formatında yazılmış mektup). Peki orada saklıyoruz derken tam olarak ne demek istiyoruz? Hepimiz biliyoruz ki bir dosyayı kaydederken nereye kaydetmek istediğimizi soruyor bilgisayar bize. Peki bu kararı verirken hepimiz aynı kararı veriyormuyuz? Diyelim bir sigortalıya yazdığımız bir mektup var elimizde. Bu mektubu farklı kriterlere göre saklama ihtimalimiz var: Sigortalının adına göre, yaşadığı bölgeye göre, onunla ilgilenen departmana göre, mektubun yazılmış olduğu yıla göre..
Görülüyor ki basit bir mektubu kaydederken bile birçok seçenek çıkıyor karşımıza. Bir de şimdi o dosyayı yazmayan bir kişinin o dosyayı bulmak için başvurduğu yolu bir düşünelim. Aramaya nereden başlayacak? Elbette bugün Windows'un arama fonksiyonu mevcut - fakat dosyanın hangi isim altında kaydedildiğini nereden bilecek? Tek çaresi farklı klasörleri tek tek gezerek aradığı mektubu bulmasını bir nebze de olsa tesadüfe bırakacak. En azından ilk baktığı yerde bulma olasılığı oldukça düşük.
Peki bu süreçte ne kadar zaman harcamış olacak bu kişi?
Kurumsal İçerik Yönetiminin bu konuda sağladığı fayda
Böyle bir sistem kurulmuş olduğunda, kişinin aramak için birçok seçeneği olacaktır. Daha önce de belirtmiş olduğumuz gibi, KİY sisteminde dosyalar farklı etiketler vererek saklanmaktadır. Bu etiketleri verirken harcanan zaman şimdi kat kat geri dönmektedir. Çünkü şimdi ararken farklı kriterleri girerek arama yapabilmektesiniz: Sigorta örneğinde kalırsak; Fatih Karaoğlu isimli sigortalıya Sakarya şubesinin 2008 yılında yazmış olduğu bütün mektupları kolaylıkla bulabilirsiniz. Dosyayı aramak yerine onu BULUYORSUNUZ. Ve bunu yukarıda gösterdiğimiz örneklerde harcadığınız zamanın çok düşük bir oranında gerçekleştirmiş oluyorsunuz.
Aynı zamanda, böyle bir sistem sayesinde ilave olarak elinizdeki (elektronik) belgelerin içeriğini arama imkanına da sahip oluyorsunuz. Bu durum, internetten tanıdığımız ve her gün kullandığımız bir olay. Hatta daha önce bahsettiğimiz gibi, bugünkü teknolojik imkanlar sayesinde (OCR vb.), sadece elektronik ortamda oluşturulan dokümanların değil, sisteme aktarılmış kağıt dosyaların da içeriğini tanıyıp ona göre aramak mümkün olmaktadır.
17 Haziran 2009 Çarşamba
Kurumsal İçerik Yönetiminin Örgütsel Altyapısı
Kurumsal İçerik Yönetiminin örgütsel altyapısında özellikle dikkat edilmesi gereken iki husus bulunmaktadır: Bilgi kültürü ve güvenlik konsepti.
Bilgi Kültürü
Kurumsal İçerik Yönetiminin kurum içinde başarıyla uygulanabilmesi için öncelikle bu kurumda bir “bilgi kültürü” oluşturulmalıdır. Bu bilgi kültürü, öncelikle şirket yönetimi tarafından benimsenmeli ve yaşanmalıdır ki, diğer çalışanlar da olumlu yönde etkilensin.
Güvenlik Konsepti
Kurumun içinde Kurumsal İçerik Yönetiminin sağlıklı bir şekilde uygulanabilmesi açısından, güvenlik konsepti kaçınılmazdır. Hatta bunun bir parçası olarak şirket içinde bulunan roller belirlenmelidir, çünkü güvenlik ayarları genelde kişiye yönelik değil de o kişinin görevi itibariyle üstlenmiş olduğu role göre yapılmaktadır (örn. Yönetici, insan kaynakları, muhasebe, halkla ilişkiler vs.).
Güvenlik konseptinin bir parçası olarak da böyle bir sistemin içinde bulunacak içeriği belirlemek görülmektedir. Şirket yönetiminin vermesi gereken karar, bu sistemin ne kadar ön planda olmasıdır. Yani kullanıcılara sistem dışında dosya kaydetme imkanı verilip verilmeeceği, ne tarz dosyaların sisteme alınacağı (örn. yalnızca MS Ofis uygulamalarında oluşturulan, yalnızca arşivi hafifletmek adına taranmış belgeler, e-postalar, resimler vs.) tespit edilmelidir.
Diğer bir husus, internet erişiminin sağlanması ya da engellenmesi olacaktır.
=> bkz. Kurumsal İçerik Yönetiminin Teknolojik Altyapısı
=> bkz. E-posta yönetim politikası
Bilgi Kültürü
Kurumsal İçerik Yönetiminin kurum içinde başarıyla uygulanabilmesi için öncelikle bu kurumda bir “bilgi kültürü” oluşturulmalıdır. Bu bilgi kültürü, öncelikle şirket yönetimi tarafından benimsenmeli ve yaşanmalıdır ki, diğer çalışanlar da olumlu yönde etkilensin.
Güvenlik Konsepti
Kurumun içinde Kurumsal İçerik Yönetiminin sağlıklı bir şekilde uygulanabilmesi açısından, güvenlik konsepti kaçınılmazdır. Hatta bunun bir parçası olarak şirket içinde bulunan roller belirlenmelidir, çünkü güvenlik ayarları genelde kişiye yönelik değil de o kişinin görevi itibariyle üstlenmiş olduğu role göre yapılmaktadır (örn. Yönetici, insan kaynakları, muhasebe, halkla ilişkiler vs.).
Güvenlik konseptinin bir parçası olarak da böyle bir sistemin içinde bulunacak içeriği belirlemek görülmektedir. Şirket yönetiminin vermesi gereken karar, bu sistemin ne kadar ön planda olmasıdır. Yani kullanıcılara sistem dışında dosya kaydetme imkanı verilip verilmeeceği, ne tarz dosyaların sisteme alınacağı (örn. yalnızca MS Ofis uygulamalarında oluşturulan, yalnızca arşivi hafifletmek adına taranmış belgeler, e-postalar, resimler vs.) tespit edilmelidir.
Diğer bir husus, internet erişiminin sağlanması ya da engellenmesi olacaktır.
=> bkz. Kurumsal İçerik Yönetiminin Teknolojik Altyapısı
=> bkz. E-posta yönetim politikası
15 Haziran 2009 Pazartesi
Kurumsal İçerik Yönetiminin Teknolojik Altyapısı
Kurumsal İçerik Yönetiminin teknolojik altyapısında genel olarak üç farklı katman tespit edilebilir:
1. Katman: Veri Tabanı / Saklama Araçları
Bütün sistemin temelinde bir veri tabanı ve içerikleri saklamak için uygun bir araç bulunmaktadır. Veri tabanları için farklı çözümler kullanılabilmektedir. Bu biraz da şirket içinde uygulamada olan Kurumsal İçerik Yönetimi çözümüne bağlı. Fakat günümüzde çoğu çözümler piyasada bulunan veri tabanları (Oracle, SQL Server, MySQL, DB) ve veri saklama çözümleri (SAN, NAS, Optik diskler, Manyetik-optik, RAID vb.) ile uyumlu olduğundan ve bunların da birçok şirkette altyapı olarak zaten mevcut olduğundan, bu konu Kurumsal İçerik Yönetimi alanından özellikle yatırım gerektiren bir husus olarak görülmemelidir.
2. Katman: Sunucu
Kurumsal İçerik Yönetiminin “beyni” bu katmanda bulunmaktadır. KİY sunucusu, veri tabanlarında ve depolarda bulunan içeriği son kullanıcıya ulaştırmakta temel görevi üstlenmektedir. Bu sunucu olmadan veri tabanlarında bulunan dosyaların nereye ve kime ait olduğunu anlayabilmek çok zordur. Bu ilişkilendirme işte burada, sunucunun bulunduğu ikinci katmanda, gerçekleşmektedir.
3. Katman: Uygulamalar
Son kullanıcının gördüğü genelde bu katmanda olan uygulamalardır. Arka planda olup bitenler onu ilk etapta ilgilendirmeyecek, sadece çalışmasını sağlayacak ve de kolaylaştıracak çözümleri görmek isteyecektir. Bu uygulamalar üç sınıfa ayrılabilir:
Kurumsal İçerik Yönetimi kullanıcı arayüzü
Bu arayüz, Kurumsal İçerik Yönetimi sistemi kullanıcısı için merkezi bir uygulama halini almaktadır. Bu arayüz üzerinden şirket içinde (ve sistemin kapsamında olan) bütün içeriğe ulaşabilmektedir.
Günümüz çözümleri kullanıcıya bir kolaylık sağlama açısından, zaten kullanmakta olduğu yazılımlara entegre olmuş durumda. Bu doğrultuda, Outlook / Ofis, SAP, Lotus Notes vb. ile entegrasyonlar da mevcuttur, yani çalışan, kendini sanki alışmış olduğu bu programla çalışıyor gibi hissedebilmektedir.
Tarayıcı
Tarayıcı sektöründe son yıllarda çok gelişme katedilmiştir. Kurumun ihtiyacına göre farklı performansı olan çözümler sunulmaktadır. Öyle ki, dakikada 200 sayfa tarayan aletten tutun, kağıdın iki tarafını aynı anda okuyabilen ya da farklı ebatta kağıtları otomatik olarak tanıyan renkli ve siyah / beyaz şeklinde aktaran aletlere kadar birçok tarayıcılar bulunmaktadır.
Bunun yanında elbette gerekli yazılımlar da altyapının bir parçası olarak görülmelidir, çünkü daha önce bahsetmiş olduğumuz OCR, ICR gibi teknolojiler bu yazılımlar aracılığıyla kullanıma sunulmaktadır.
Diğer uygulamalar
Şirket içinde bulunan diğer uygulamalar da bu katmanda hizmet göstermektedir (örneğin MS Ofis, SAP vs.).
Elbette ki bunların yanında örneğin bilgi güvenlik sistemi de bulunmalıdır. Bizim burada gösterdiğimiz, Kurumsal İçerik Yönetimi için özellikle gereken bileşenlerdi. Bunun dışındaki günümüz kurumlar için standart olan altyapıya özel olarak değinilmemiştir.
=> bkz. Kurumsal İçerik Yönetiminin Örgütsel Altyapısı
1. Katman: Veri Tabanı / Saklama Araçları
Bütün sistemin temelinde bir veri tabanı ve içerikleri saklamak için uygun bir araç bulunmaktadır. Veri tabanları için farklı çözümler kullanılabilmektedir. Bu biraz da şirket içinde uygulamada olan Kurumsal İçerik Yönetimi çözümüne bağlı. Fakat günümüzde çoğu çözümler piyasada bulunan veri tabanları (Oracle, SQL Server, MySQL, DB) ve veri saklama çözümleri (SAN, NAS, Optik diskler, Manyetik-optik, RAID vb.) ile uyumlu olduğundan ve bunların da birçok şirkette altyapı olarak zaten mevcut olduğundan, bu konu Kurumsal İçerik Yönetimi alanından özellikle yatırım gerektiren bir husus olarak görülmemelidir.
2. Katman: Sunucu
Kurumsal İçerik Yönetiminin “beyni” bu katmanda bulunmaktadır. KİY sunucusu, veri tabanlarında ve depolarda bulunan içeriği son kullanıcıya ulaştırmakta temel görevi üstlenmektedir. Bu sunucu olmadan veri tabanlarında bulunan dosyaların nereye ve kime ait olduğunu anlayabilmek çok zordur. Bu ilişkilendirme işte burada, sunucunun bulunduğu ikinci katmanda, gerçekleşmektedir.
3. Katman: Uygulamalar
Son kullanıcının gördüğü genelde bu katmanda olan uygulamalardır. Arka planda olup bitenler onu ilk etapta ilgilendirmeyecek, sadece çalışmasını sağlayacak ve de kolaylaştıracak çözümleri görmek isteyecektir. Bu uygulamalar üç sınıfa ayrılabilir:
Kurumsal İçerik Yönetimi kullanıcı arayüzü
Bu arayüz, Kurumsal İçerik Yönetimi sistemi kullanıcısı için merkezi bir uygulama halini almaktadır. Bu arayüz üzerinden şirket içinde (ve sistemin kapsamında olan) bütün içeriğe ulaşabilmektedir.
Günümüz çözümleri kullanıcıya bir kolaylık sağlama açısından, zaten kullanmakta olduğu yazılımlara entegre olmuş durumda. Bu doğrultuda, Outlook / Ofis, SAP, Lotus Notes vb. ile entegrasyonlar da mevcuttur, yani çalışan, kendini sanki alışmış olduğu bu programla çalışıyor gibi hissedebilmektedir.
Tarayıcı
Tarayıcı sektöründe son yıllarda çok gelişme katedilmiştir. Kurumun ihtiyacına göre farklı performansı olan çözümler sunulmaktadır. Öyle ki, dakikada 200 sayfa tarayan aletten tutun, kağıdın iki tarafını aynı anda okuyabilen ya da farklı ebatta kağıtları otomatik olarak tanıyan renkli ve siyah / beyaz şeklinde aktaran aletlere kadar birçok tarayıcılar bulunmaktadır.
Bunun yanında elbette gerekli yazılımlar da altyapının bir parçası olarak görülmelidir, çünkü daha önce bahsetmiş olduğumuz OCR, ICR gibi teknolojiler bu yazılımlar aracılığıyla kullanıma sunulmaktadır.
Diğer uygulamalar
Şirket içinde bulunan diğer uygulamalar da bu katmanda hizmet göstermektedir (örneğin MS Ofis, SAP vs.).
Elbette ki bunların yanında örneğin bilgi güvenlik sistemi de bulunmalıdır. Bizim burada gösterdiğimiz, Kurumsal İçerik Yönetimi için özellikle gereken bileşenlerdi. Bunun dışındaki günümüz kurumlar için standart olan altyapıya özel olarak değinilmemiştir.
=> bkz. Kurumsal İçerik Yönetiminin Örgütsel Altyapısı
13 Haziran 2009 Cumartesi
Kurumsal İçerik Yönetimi: İçeriği Dağıtmak
Kurumsal İçerik Yönetiminin “İçeriği Dağıtmak” bileşeni “yönetmek”, “kaydetmek” ve “saklamak” bileşenlerinde bulunan bilgileri sunmak için kullanılmaktadır. Bu bağlamda iki konu ön plana çıkıyor: Güvenlik ve bilgiyi yaymak.
Güvenlik
İçeriği dağıtırken güvenlik çok büyük önem taşımaktadır. Çünkü şirket içindeki her içerik herkes için düşünülmemiştir, bazı bilgiler örneğin sadece yönetim kademesindeki çalışanlar için yazılmıştır.
Bu yüzden içeriği dağıtırken bu güvenlik kurallarına dikkat göstermek çok önemli.
Bu konuda daha kontrollü mekanizmalar geliştirmek adına geçmiş yıllarda farklı çalışmalarda bulunulmuştur. Örneğin elektronik ya da dijital imza kavramı siyasetçilerimizi ve hukukçularımızı bile ilgilendirmeye başlamıştır.
Kurumsal İçerik Yönetimi sisteminin internet ortamından da ulaşılabilir olması, çağımızda hep gündemde olan Hacker’lar açısından da büyük önem arzetmektedir. Elbette ki sadece bu sistemin sağladığı güvenlik yeterlidir denemez, bunun yanında her şirketin zaten alması gereken önlemler de alınmalıdır (Firewall, Antivirüs vb.).
Bilgiyi yaymak
Bilgiyi yaymak için birçok imkan bulunmaktadır. Bunların bazıları bunlardır:
Genel olarak “İçeriği Dağıtmak” bileşenin başlıca görevi, kullanıcılara bilgiyi onlar (ve kullanılan yazılım) için en uygun yolda ulaştırmak ve aynı zamanda dağıtılmış olan bilginin kullanımını mümkün olduğu kadar kontrol etmek olarak görülebilir.
=> bkz. "Kurumsal İçerik Yönetiminin Bileşenleri"
Güvenlik
İçeriği dağıtırken güvenlik çok büyük önem taşımaktadır. Çünkü şirket içindeki her içerik herkes için düşünülmemiştir, bazı bilgiler örneğin sadece yönetim kademesindeki çalışanlar için yazılmıştır.
Bu yüzden içeriği dağıtırken bu güvenlik kurallarına dikkat göstermek çok önemli.
Bu konuda daha kontrollü mekanizmalar geliştirmek adına geçmiş yıllarda farklı çalışmalarda bulunulmuştur. Örneğin elektronik ya da dijital imza kavramı siyasetçilerimizi ve hukukçularımızı bile ilgilendirmeye başlamıştır.
Kurumsal İçerik Yönetimi sisteminin internet ortamından da ulaşılabilir olması, çağımızda hep gündemde olan Hacker’lar açısından da büyük önem arzetmektedir. Elbette ki sadece bu sistemin sağladığı güvenlik yeterlidir denemez, bunun yanında her şirketin zaten alması gereken önlemler de alınmalıdır (Firewall, Antivirüs vb.).
Bilgiyi yaymak
Bilgiyi yaymak için birçok imkan bulunmaktadır. Bunların bazıları bunlardır:
- İnternet, intranet ve extranet
- E-ticaret portalleri
- E-posta ve faks
- Veri transferi formatları (ECI, XML vb.)
- Cep telefonları
- CD ve DVD
- Dijital TV ve tabii ki
- Kağıt.
Genel olarak “İçeriği Dağıtmak” bileşenin başlıca görevi, kullanıcılara bilgiyi onlar (ve kullanılan yazılım) için en uygun yolda ulaştırmak ve aynı zamanda dağıtılmış olan bilginin kullanımını mümkün olduğu kadar kontrol etmek olarak görülebilir.
=> bkz. "Kurumsal İçerik Yönetiminin Bileşenleri"
Kurumsal İçerik Yönetimi: İçeriği Saklamak
İçeriği kaydetmeye karşın onu saklamaktan bahsedildiğinde, uzun vadeli, güvenli kaydetme ve statik ve değişmeyen bilginin kontrol altında tutulması kastedilmektedir.
Uzun vadeli saklama beraberinde saklama için en uygun araç sorusunu gündeme getirmektedir. Bunun için kurumun ihtiyacına ve beklentisine göre WORM, NAS/SAN, mikrofilm ve kağıt gibi çözümler düşünülebilir.
=> bkz. "Kurumsal İçerik Yönetiminin Bileşenleri"
Uzun vadeli saklama beraberinde saklama için en uygun araç sorusunu gündeme getirmektedir. Bunun için kurumun ihtiyacına ve beklentisine göre WORM, NAS/SAN, mikrofilm ve kağıt gibi çözümler düşünülebilir.
=> bkz. "Kurumsal İçerik Yönetiminin Bileşenleri"
Kurumsal İçerik Yönetimi: İçeriği Kaydetmek
AIIM tarafından belirlendiğine göre, bu başlık üç bileşenden oluşmaktadır.
Depo
Depo, içeriklerin kaydedildiği yer olarak tanımlanmıştır. Bunlar sırasıyla
Bu farklı çeşitler birbirleriyle kombinasyon kombinasyon de kullanılabilmektedir.
Hizmetler
İçeriği kaydetmenin sunmuş olduğu hizmtleri bu şekilde sıralayabiliriz:
Teknolojiler
İçeriği kaydetmek için sunulan teknolojiler şöyle: SAN, NAS, Manyetik-Optik, DVD, CD-ROM, Kaset, Manyetik Kayıt, RAID, Optik Disk.
=> bkz. "Kurumsal İçerik Yönetiminin Bileşenleri"
Depo
Depo, içeriklerin kaydedildiği yer olarak tanımlanmıştır. Bunlar sırasıyla
- Dosya sistemleri
- İçerik Yönetimi sistemleri
- Veri tabanları ve
- Veri ambarları
Bu farklı çeşitler birbirleriyle kombinasyon kombinasyon de kullanılabilmektedir.
Hizmetler
İçeriği kaydetmenin sunmuş olduğu hizmtleri bu şekilde sıralayabiliriz:
- Arama / Bulma
- Versiyonlama
- Giriş / Çıkış yapma
- İşlem takibi (belgelerle kim, ne zaman ne yapmış).
Teknolojiler
İçeriği kaydetmek için sunulan teknolojiler şöyle: SAN, NAS, Manyetik-Optik, DVD, CD-ROM, Kaset, Manyetik Kayıt, RAID, Optik Disk.
=> bkz. "Kurumsal İçerik Yönetiminin Bileşenleri"
Kurumsal İçerik Yönetimi: İçeriği Yönetmek
İçeriği yönetmek, Kurumsal İçerik Yönetiminin en kapsamlı bileşeni olarak görülebilir. Bu bileşen, diğer bileşenleri birbirine bağlıyor.
İçeriği yönetmekten bahsedince, içeriği hem yönetmek, hem işlemek hem de kullanmaktan bahsetmiş oluyoruz.
Bunun için de elimizde farklı yönetim sistemleri bulunmaktadır. Bu sistemler, şirkette kullanıldığında hepsi birbirini tamamlayıcı olarak ya da birbirlerinin alternatifi olarak da kullanılabilmektedirler:
Doküman Yönetimi
Doküman Yönetim Sistemleri, dokümanları oluşturulmalarından uzun süreli arşivlemeye kadar kontrol etmek için kullanılır. İçerdiği fonksiyonlar şöyledir:
Her ne kadar bilgi paylaşımı ön planda tutulsa da, bazen bir dokümanın herkes tarafından değiştirilmesi uygun olmamaktadır. Bu fonksiyon sayesinde elimizdeki dokümanın başkaları tarafından işlenip değiştirilmesini engelliyor ve böylelikle onun tutarlılığını sağlamış oluyoruz.
Versiyonlama
Versiyonlama sayesinde aynı dokümanın zaman içinde oluşan farklı evrelerini saklama imkanına sahip oluyoruz. Örneğin orijinal metin, yorumlar katılmış metin, son metin gibi.
Arama ve Navigasyon
Bu, mutlaka bulunan bir fonksiyon, hatta doküman yönetiminin en önemli bileşeni diyebiliriz. Bu hizmet sayesinde bilgiyi ve onunla ilgili diğer kayıtları bulabiliriz. Aramak için sunulan imkanlar bir yandan giriş maskesinde verilen bilgilere göre arama, diğer yandan ise de dokümanların içeriğini aramaktır.
Görselleştirme
Bilgileri düzenlenmiş bir şekilde göstermeye yarar, örneğin sanal dosyalar ya da bir dokümanın önizlemesi gibi.
İşbirliği
İçeriği yönetmenin bir başka parçası da “İşbirliği” kısmıdır. Bu unsur sayesinde doküman yaşam sürecinin parçası olan farklı insanların beraber çalışabilmesi sağlan-maktadır. Buna örnek, ortaklaşa kullanılabilen alanlar ve veri tabanları, anında iletişim (instant messaging), ortak takvim, video konferansları gibi hizmetler bu konuda destek veren fonksiyonlardır.
Web İçerik Yönetimi
Bu bölüm, daha çok şirketin internet sayfası ile şirket içinde mevcut olan bilgileri koordine açısından önemlidir.
Kayıt Yönetimi
Kayıt dendiğinde, bir şirket ya da kurumun yaptığı iş ile alakalı ve kanunen önem taşıyan belge ve veriler kastedilmektedir.
İşte Kayıt Yönetimi de bu bilgileri yönetmemizi sağlıyor. Şöyle ki, onun sayesinde hangi belgeleri ne kadar süreyle saklamamız gerektiğini ve kimler tarafından görülebileceği düzenlenmektedir.
Kayıt Yönetimi kurum içinde sadece elektronik belgeleri değil, farklı şekilde saklanmış olan dosyaları da kapsamaktadır (mikrofilm, kağıt gibi).
İş Süreci Yönetimi
İş Süreci Yönetimi bu alanda son zamanlarda en çok ilgi gören konular arasında sayılabilir. Fakat bu sadece Kurumsal İçerik Yönetimi kapsamında değil, aynı anda son yıllarda artan kalite anlayışından da kaynaklanmıştır. Bu yüzden, İş Süreci Yönetimi, Total Quality Management (TQM, bkz. DIN EN ISO 8402 ve ISO 9001:2000), Altı Sigma, Lean Management gibi kalite yönetimiyle ilgilenen akımlarla da beraber anılmıştır. İş Süreci Yönetimi bu farklı metodları kapsayan bir kavram olarak kabul görmüştür.
Bu alandaki uygulamalar sayesinde bir kurum içinde süregelmiş rutin süreçleri otomatikleştirmek çok daha kolaylaşmıştır.
İş Süreci Yönetiminin adımları şöyle tanımlanmaktadır:
Bu adımların sadece bir kısmını destekleyen yazılımlar da mevcut, örneğin bazı çözümler sadece süreçleri modellemek için yararlıdır. Fakat birçok adımı aynı çözümle işleyebileceğiniz bir çözüm elbette tercih sebebidir.
Buraya kadar saymış olduğumuz içerik yönetiminin sistemleri belge yaşam sürecinin daha çok dinamik kısmını kapsamaktadır. Diğer bileşenler ise daha çok statik bilgilerle ilgilenmektedir.
Fakat asıl önemli olan, “İçeriği Yönetmek” bileşeninin diğer bileşenlerin entegrasyon-unu sağlaması ve bunları birbirilerine kenetlemesidir.
=> bkz. "Kurumsal İçerik Yönetiminin Bileşenleri"
İçeriği yönetmekten bahsedince, içeriği hem yönetmek, hem işlemek hem de kullanmaktan bahsetmiş oluyoruz.
Bunun için de elimizde farklı yönetim sistemleri bulunmaktadır. Bu sistemler, şirkette kullanıldığında hepsi birbirini tamamlayıcı olarak ya da birbirlerinin alternatifi olarak da kullanılabilmektedirler:
Doküman Yönetimi
Doküman Yönetim Sistemleri, dokümanları oluşturulmalarından uzun süreli arşivlemeye kadar kontrol etmek için kullanılır. İçerdiği fonksiyonlar şöyledir:
- Giriş / Çıkış
- Versiyonlama
- Arama ve Navigasyon
- Görselleştirme
Her ne kadar bilgi paylaşımı ön planda tutulsa da, bazen bir dokümanın herkes tarafından değiştirilmesi uygun olmamaktadır. Bu fonksiyon sayesinde elimizdeki dokümanın başkaları tarafından işlenip değiştirilmesini engelliyor ve böylelikle onun tutarlılığını sağlamış oluyoruz.
Versiyonlama
Versiyonlama sayesinde aynı dokümanın zaman içinde oluşan farklı evrelerini saklama imkanına sahip oluyoruz. Örneğin orijinal metin, yorumlar katılmış metin, son metin gibi.
Arama ve Navigasyon
Bu, mutlaka bulunan bir fonksiyon, hatta doküman yönetiminin en önemli bileşeni diyebiliriz. Bu hizmet sayesinde bilgiyi ve onunla ilgili diğer kayıtları bulabiliriz. Aramak için sunulan imkanlar bir yandan giriş maskesinde verilen bilgilere göre arama, diğer yandan ise de dokümanların içeriğini aramaktır.
Görselleştirme
Bilgileri düzenlenmiş bir şekilde göstermeye yarar, örneğin sanal dosyalar ya da bir dokümanın önizlemesi gibi.
İşbirliği
İçeriği yönetmenin bir başka parçası da “İşbirliği” kısmıdır. Bu unsur sayesinde doküman yaşam sürecinin parçası olan farklı insanların beraber çalışabilmesi sağlan-maktadır. Buna örnek, ortaklaşa kullanılabilen alanlar ve veri tabanları, anında iletişim (instant messaging), ortak takvim, video konferansları gibi hizmetler bu konuda destek veren fonksiyonlardır.
Web İçerik Yönetimi
Bu bölüm, daha çok şirketin internet sayfası ile şirket içinde mevcut olan bilgileri koordine açısından önemlidir.
Kayıt Yönetimi
Kayıt dendiğinde, bir şirket ya da kurumun yaptığı iş ile alakalı ve kanunen önem taşıyan belge ve veriler kastedilmektedir.
İşte Kayıt Yönetimi de bu bilgileri yönetmemizi sağlıyor. Şöyle ki, onun sayesinde hangi belgeleri ne kadar süreyle saklamamız gerektiğini ve kimler tarafından görülebileceği düzenlenmektedir.
Kayıt Yönetimi kurum içinde sadece elektronik belgeleri değil, farklı şekilde saklanmış olan dosyaları da kapsamaktadır (mikrofilm, kağıt gibi).
İş Süreci Yönetimi
İş Süreci Yönetimi bu alanda son zamanlarda en çok ilgi gören konular arasında sayılabilir. Fakat bu sadece Kurumsal İçerik Yönetimi kapsamında değil, aynı anda son yıllarda artan kalite anlayışından da kaynaklanmıştır. Bu yüzden, İş Süreci Yönetimi, Total Quality Management (TQM, bkz. DIN EN ISO 8402 ve ISO 9001:2000), Altı Sigma, Lean Management gibi kalite yönetimiyle ilgilenen akımlarla da beraber anılmıştır. İş Süreci Yönetimi bu farklı metodları kapsayan bir kavram olarak kabul görmüştür.
Bu alandaki uygulamalar sayesinde bir kurum içinde süregelmiş rutin süreçleri otomatikleştirmek çok daha kolaylaşmıştır.
İş Süreci Yönetiminin adımları şöyle tanımlanmaktadır:
- Modellemek
- Otomatikleştirmek
- Kontrol etmek
- Analiz etmek
- Geliştirmek
Bu adımların sadece bir kısmını destekleyen yazılımlar da mevcut, örneğin bazı çözümler sadece süreçleri modellemek için yararlıdır. Fakat birçok adımı aynı çözümle işleyebileceğiniz bir çözüm elbette tercih sebebidir.
Buraya kadar saymış olduğumuz içerik yönetiminin sistemleri belge yaşam sürecinin daha çok dinamik kısmını kapsamaktadır. Diğer bileşenler ise daha çok statik bilgilerle ilgilenmektedir.
Fakat asıl önemli olan, “İçeriği Yönetmek” bileşeninin diğer bileşenlerin entegrasyon-unu sağlaması ve bunları birbirilerine kenetlemesidir.
=> bkz. "Kurumsal İçerik Yönetiminin Bileşenleri"
Kurumsal İçerik Yönetimi: İçeriği Elde Etmek
Bir içeriği yönetebilmemiz için önce onu üretmemiz ya da elde etmemiz lazım. Bu çeşitli yollarla mümkün olan birşeydir.
En yaygın yöntem kuşkusuz şirket içinde çalışanlar tarafından yazılan dokümanlardır. Bunun dışında kağıt dosyaları da içerik olarak sisteme aktarmak mümkündür. Ayrıca unutulmaması gereken bir sınıf da sistemler tarafından oluşturulan verilerdir.
Sistemin desteği sayesinde bütün bu bilgiler elde edilip daha sonra yönetmek adına hazır hale getirilmektedir. Bunun için daha yukarıda bahsettiğimiz düzenlenmiş ve düzenlenmemiş bilgi olgusu da dikkate alınmalıdır. Düzenlenmiş bilgiler otomatik olarak işlenip sisteme aktarılabilir. Örneğin tarayıcıdan bir kayıt formunu aktarmak ve tanımlamak normal el yazısı ile yazılmış bir mektubu işlemekten çok daha kolaydır.
Bu anlamda böyle bir sınıflandırmada bulunabiliriz:
İnsan tarafından oluşturulmuş elektronik belgeler
Bildiğimiz ofis programlarında oluşturulan dosyalar ya da elektronik postalardır.
Bu tarz belgeler sisteme aktarılması kolay olan belgelerdir.
Yazılımlar tarafından oluşturulmuş elektronik veriler
Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) ya da finsansal yazılımlar tarafından oluşturulmuş veriler ve belgeler de uygun arayüz programları sayesinde direk olarak Kurumsal İçerik Yönetimi sistemine aktarılabilmektedir.
Bu tarz veriler sisteme büyük bir olçüde otomatik olarak geçmektedir.
Sisteme tarayıcı vesilesiyle aktarılmış belgeler
Bugün bir belgeyi tarayarak sisteme geçirirken salt resim aktarılmamaktadır (bkz. Tarayıcılar). Zamanla tarayıcı yazılımları gelişmiş ve birçok ek imkanlar getirmiştir. Bugün bu sayede bir belgeyi tarayıcıdan geçirirken aynı anda yazıyı tanıyabiliyoruz (hatta el yazısı bile), doldurulmuş formları direk sisteme aktarabiliyor, barkodları okuyup dokümanı ona göre dosyalayabiliyor ve otomatik olarak kategorilere ayırabiliyoruz.
Bunun için kullanılmakta olan başlıca teknolojiler şöyle sıralanabilir:
OCR
“Optical Character Recognition”: Bu teknoloji sayesinde resim olarak taranmış dokümanlardaki karakterler yazıya dönüştürülebilmektedir. Örneğin tarayıcıdan geçirilmiş faks gibi.
HCR
“Handprint Character Recognition”: OCR teknolojsinin gelişmişi olarak, bu teknoloji sayesinde el yazısı da tanınmaktadır. Uzun yazılarda henüz tatmin edici sonuçlar vermemekle birlikte, belirlenmiş ufak alanlar için oldukça güvenilir olmuştur. Örnek olarak el yazısıyla doldurulan formlar gösterilebilir.
ICR
“Intelligent Character Recognition”: OCR ve HCR teknolojilerinin bir sonraki aşaması olarak geliştirilmiştir. Bu teknoloji kıyaslama, bağlantılar ve belirlenmiş listelerle karşılaştırmayı kullanarak daha verimli sonuçlar sunmaktadır. Örnek olarak bir formda %18 verisi okunduğunda, onun yakınındaki rakam KDV miktarı olarak otomatik olarak sisteme geçmektedir.
OMR
“Optical Mark Recognition”: Önceden belirlenmiş alanlarda özel işaretleri okuyabilmek için kullanılan teknoloji. Elde edilen sonuçlar çok yüksek bir doğruluk oranı göstermekte. Bu teknoloji çoklu cevap seçeneği sunan formlar ve diğer anketlerde kendini kanıtlamıştır.
Barkod
Barkod sayesinde taranan belge otomatik olarak endekslenebilmekte ve başka dosyalarla ilişkilendirilebilmektedir.
Bu içerikler elde edildikten sonra bir sonraki işlemlere hazır hale getirilmesi için kategorize edilmesi gerekmektedir. Bu kategorize etme Kurumsal İçerik Yönetiminin önemli bir parçasıdır.
İçeriği kategorize etmek, etiketlendirmek ve endekslemek
Böyle bir sistemde bütün içerik merkezi bir veri tabanında saklanmaktadır. Alışageldiğimiz dosya sistemine karşılık, içeriği ararken kategoriler ve etiketler kullanılmaktadır. Bu yüzden böyle bir sistemde içerik üretildiği zaman ek bir adım olarak bu içeriğe etiketler verilmektedir. Bu etiketler kurumun ihtiyacı ve beklentilerine göre belirlenmektedir. Bu endeksleme genel olarak alttaki şekilde görünene benzer bir maskeyle gerçekleştirilmektedir:
Bu veri giriş maskelerinde doldurulması zorunlu olan alanlar belirlenebileceği gibi, bazı alanların verileri de önceden hazırlanabilmektedir, yani önceden hazırlanmış bir listeyi göstererek aynı bilginin şirket bünyesinde aynı şekilde girilmesi sağlanmaktadır (örneğin tarih formatı ya da departman adı).
Yukarıda bahsedilen farklı sistem uygulamalarından oluşturulmuş ya da tarayıcı ile sisteme aktarılmış belgeler için ise, bu formu doldurmak otomatik-leştirilebilmekte vu bu sayede içeriği elde etme sürecinin hızlanmasına büyük bir katkı sağlanmaktadır.
=> bkz. "Kurumsal İçerik Yönetiminin Bileşenleri"
En yaygın yöntem kuşkusuz şirket içinde çalışanlar tarafından yazılan dokümanlardır. Bunun dışında kağıt dosyaları da içerik olarak sisteme aktarmak mümkündür. Ayrıca unutulmaması gereken bir sınıf da sistemler tarafından oluşturulan verilerdir.
Sistemin desteği sayesinde bütün bu bilgiler elde edilip daha sonra yönetmek adına hazır hale getirilmektedir. Bunun için daha yukarıda bahsettiğimiz düzenlenmiş ve düzenlenmemiş bilgi olgusu da dikkate alınmalıdır. Düzenlenmiş bilgiler otomatik olarak işlenip sisteme aktarılabilir. Örneğin tarayıcıdan bir kayıt formunu aktarmak ve tanımlamak normal el yazısı ile yazılmış bir mektubu işlemekten çok daha kolaydır.
Bu anlamda böyle bir sınıflandırmada bulunabiliriz:
İnsan tarafından oluşturulmuş elektronik belgeler
Bildiğimiz ofis programlarında oluşturulan dosyalar ya da elektronik postalardır.
Bu tarz belgeler sisteme aktarılması kolay olan belgelerdir.
Yazılımlar tarafından oluşturulmuş elektronik veriler
Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) ya da finsansal yazılımlar tarafından oluşturulmuş veriler ve belgeler de uygun arayüz programları sayesinde direk olarak Kurumsal İçerik Yönetimi sistemine aktarılabilmektedir.
Bu tarz veriler sisteme büyük bir olçüde otomatik olarak geçmektedir.
Sisteme tarayıcı vesilesiyle aktarılmış belgeler
Bugün bir belgeyi tarayarak sisteme geçirirken salt resim aktarılmamaktadır (bkz. Tarayıcılar). Zamanla tarayıcı yazılımları gelişmiş ve birçok ek imkanlar getirmiştir. Bugün bu sayede bir belgeyi tarayıcıdan geçirirken aynı anda yazıyı tanıyabiliyoruz (hatta el yazısı bile), doldurulmuş formları direk sisteme aktarabiliyor, barkodları okuyup dokümanı ona göre dosyalayabiliyor ve otomatik olarak kategorilere ayırabiliyoruz.
Bunun için kullanılmakta olan başlıca teknolojiler şöyle sıralanabilir:
OCR
“Optical Character Recognition”: Bu teknoloji sayesinde resim olarak taranmış dokümanlardaki karakterler yazıya dönüştürülebilmektedir. Örneğin tarayıcıdan geçirilmiş faks gibi.
HCR
“Handprint Character Recognition”: OCR teknolojsinin gelişmişi olarak, bu teknoloji sayesinde el yazısı da tanınmaktadır. Uzun yazılarda henüz tatmin edici sonuçlar vermemekle birlikte, belirlenmiş ufak alanlar için oldukça güvenilir olmuştur. Örnek olarak el yazısıyla doldurulan formlar gösterilebilir.
ICR
“Intelligent Character Recognition”: OCR ve HCR teknolojilerinin bir sonraki aşaması olarak geliştirilmiştir. Bu teknoloji kıyaslama, bağlantılar ve belirlenmiş listelerle karşılaştırmayı kullanarak daha verimli sonuçlar sunmaktadır. Örnek olarak bir formda %18 verisi okunduğunda, onun yakınındaki rakam KDV miktarı olarak otomatik olarak sisteme geçmektedir.
OMR
“Optical Mark Recognition”: Önceden belirlenmiş alanlarda özel işaretleri okuyabilmek için kullanılan teknoloji. Elde edilen sonuçlar çok yüksek bir doğruluk oranı göstermekte. Bu teknoloji çoklu cevap seçeneği sunan formlar ve diğer anketlerde kendini kanıtlamıştır.
Barkod
Barkod sayesinde taranan belge otomatik olarak endekslenebilmekte ve başka dosyalarla ilişkilendirilebilmektedir.
Bu içerikler elde edildikten sonra bir sonraki işlemlere hazır hale getirilmesi için kategorize edilmesi gerekmektedir. Bu kategorize etme Kurumsal İçerik Yönetiminin önemli bir parçasıdır.
İçeriği kategorize etmek, etiketlendirmek ve endekslemek
Böyle bir sistemde bütün içerik merkezi bir veri tabanında saklanmaktadır. Alışageldiğimiz dosya sistemine karşılık, içeriği ararken kategoriler ve etiketler kullanılmaktadır. Bu yüzden böyle bir sistemde içerik üretildiği zaman ek bir adım olarak bu içeriğe etiketler verilmektedir. Bu etiketler kurumun ihtiyacı ve beklentilerine göre belirlenmektedir. Bu endeksleme genel olarak alttaki şekilde görünene benzer bir maskeyle gerçekleştirilmektedir:
Bu veri giriş maskelerinde doldurulması zorunlu olan alanlar belirlenebileceği gibi, bazı alanların verileri de önceden hazırlanabilmektedir, yani önceden hazırlanmış bir listeyi göstererek aynı bilginin şirket bünyesinde aynı şekilde girilmesi sağlanmaktadır (örneğin tarih formatı ya da departman adı).
Yukarıda bahsedilen farklı sistem uygulamalarından oluşturulmuş ya da tarayıcı ile sisteme aktarılmış belgeler için ise, bu formu doldurmak otomatik-leştirilebilmekte vu bu sayede içeriği elde etme sürecinin hızlanmasına büyük bir katkı sağlanmaktadır.
=> bkz. "Kurumsal İçerik Yönetiminin Bileşenleri"
Kaydol:
Kayıtlar (Atom)
