İçeriği yönetmekten bahsedince, içeriği hem yönetmek, hem işlemek hem de kullanmaktan bahsetmiş oluyoruz.
Bunun için de elimizde farklı yönetim sistemleri bulunmaktadır. Bu sistemler, şirkette kullanıldığında hepsi birbirini tamamlayıcı olarak ya da birbirlerinin alternatifi olarak da kullanılabilmektedirler:
Doküman Yönetimi
Doküman Yönetim Sistemleri, dokümanları oluşturulmalarından uzun süreli arşivlemeye kadar kontrol etmek için kullanılır. İçerdiği fonksiyonlar şöyledir:
- Giriş / Çıkış
- Versiyonlama
- Arama ve Navigasyon
- Görselleştirme
Her ne kadar bilgi paylaşımı ön planda tutulsa da, bazen bir dokümanın herkes tarafından değiştirilmesi uygun olmamaktadır. Bu fonksiyon sayesinde elimizdeki dokümanın başkaları tarafından işlenip değiştirilmesini engelliyor ve böylelikle onun tutarlılığını sağlamış oluyoruz.
Versiyonlama
Versiyonlama sayesinde aynı dokümanın zaman içinde oluşan farklı evrelerini saklama imkanına sahip oluyoruz. Örneğin orijinal metin, yorumlar katılmış metin, son metin gibi.
Arama ve Navigasyon
Bu, mutlaka bulunan bir fonksiyon, hatta doküman yönetiminin en önemli bileşeni diyebiliriz. Bu hizmet sayesinde bilgiyi ve onunla ilgili diğer kayıtları bulabiliriz. Aramak için sunulan imkanlar bir yandan giriş maskesinde verilen bilgilere göre arama, diğer yandan ise de dokümanların içeriğini aramaktır.
Görselleştirme
Bilgileri düzenlenmiş bir şekilde göstermeye yarar, örneğin sanal dosyalar ya da bir dokümanın önizlemesi gibi.
İşbirliği
İçeriği yönetmenin bir başka parçası da “İşbirliği” kısmıdır. Bu unsur sayesinde doküman yaşam sürecinin parçası olan farklı insanların beraber çalışabilmesi sağlan-maktadır. Buna örnek, ortaklaşa kullanılabilen alanlar ve veri tabanları, anında iletişim (instant messaging), ortak takvim, video konferansları gibi hizmetler bu konuda destek veren fonksiyonlardır.
Web İçerik Yönetimi
Bu bölüm, daha çok şirketin internet sayfası ile şirket içinde mevcut olan bilgileri koordine açısından önemlidir.
Kayıt Yönetimi
Kayıt dendiğinde, bir şirket ya da kurumun yaptığı iş ile alakalı ve kanunen önem taşıyan belge ve veriler kastedilmektedir.
İşte Kayıt Yönetimi de bu bilgileri yönetmemizi sağlıyor. Şöyle ki, onun sayesinde hangi belgeleri ne kadar süreyle saklamamız gerektiğini ve kimler tarafından görülebileceği düzenlenmektedir.
Kayıt Yönetimi kurum içinde sadece elektronik belgeleri değil, farklı şekilde saklanmış olan dosyaları da kapsamaktadır (mikrofilm, kağıt gibi).
İş Süreci Yönetimi
İş Süreci Yönetimi bu alanda son zamanlarda en çok ilgi gören konular arasında sayılabilir. Fakat bu sadece Kurumsal İçerik Yönetimi kapsamında değil, aynı anda son yıllarda artan kalite anlayışından da kaynaklanmıştır. Bu yüzden, İş Süreci Yönetimi, Total Quality Management (TQM, bkz. DIN EN ISO 8402 ve ISO 9001:2000), Altı Sigma, Lean Management gibi kalite yönetimiyle ilgilenen akımlarla da beraber anılmıştır. İş Süreci Yönetimi bu farklı metodları kapsayan bir kavram olarak kabul görmüştür.
Bu alandaki uygulamalar sayesinde bir kurum içinde süregelmiş rutin süreçleri otomatikleştirmek çok daha kolaylaşmıştır.
İş Süreci Yönetiminin adımları şöyle tanımlanmaktadır:
- Modellemek
- Otomatikleştirmek
- Kontrol etmek
- Analiz etmek
- Geliştirmek
Bu adımların sadece bir kısmını destekleyen yazılımlar da mevcut, örneğin bazı çözümler sadece süreçleri modellemek için yararlıdır. Fakat birçok adımı aynı çözümle işleyebileceğiniz bir çözüm elbette tercih sebebidir.
Buraya kadar saymış olduğumuz içerik yönetiminin sistemleri belge yaşam sürecinin daha çok dinamik kısmını kapsamaktadır. Diğer bileşenler ise daha çok statik bilgilerle ilgilenmektedir.
Fakat asıl önemli olan, “İçeriği Yönetmek” bileşeninin diğer bileşenlerin entegrasyon-unu sağlaması ve bunları birbirilerine kenetlemesidir.
=> bkz. "Kurumsal İçerik Yönetiminin Bileşenleri"
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder