Küresel Ekonomik Krizde Kurumsal İçerik Yönetiminin Sağlayabileceği Faydalar (1)

Küresel Ekonomik Krizde Kurumsal İçerik Yönetiminin sağlayabileceği birçok fayda bulunmaktadır. Krizde elbette ilk akla gelen, maddi yönden etkiler olacaktır. Fakat biz, maddiyat yönündeki faydalara değinmeden önce, zaman, mekan ve performans alanındaki getirileri inceleyip, son olarak da hepsinin bir toplamı olarak müşteri memnuniyetinin nasıl etkilendiğini göstermeye çalışacağız.

Kurumsal İçerik Yönetiminin başlıca faydası kuşkusuz zaman konusunda olan tasarruftur. Bu tasarruf farklı sebeplerden kaynaklanmaktadır:
- Arama
- Başkası Tarafından Kullanım
- Online Erişim
- Otomatikleştirilmiş Süreçler
- Önizleme

Arama
Bugün bir evrağı ararken başvurduğumuz yolu iki şekilde düşünebiliriz:

Fiziki dosyalar
Birçok şirket ve kurum dosyalarını fiziki olarak saklamaktadır: Dosyalar kartonlara ya da klasörlere yerleştirilip arşiv odasındaki raflara ya da dolaplara kaldırılıyor. Şimdi böyle bir dosyayı incelemek istediğinizi düşünün. İlk yapacağınız, arşiv odasına gidip muhtemelen yıl ya da farklı bir kategoriye göre gruplanmış dolaba ya da rafa gitmeniz olacaktır. Bunu takiben, o rafta bir alt kategoriye göre dosyanızı aramaya devam edeceksiniz.

Peki aynı dosya farklı kategorilerde de saklanabiliyor olamaz mı? O zaman ne yapacaksınız? İki yere de mi yerleştireceksiniz? Bir tarafa aslını koyup öbür tarafa sadece bir uyarı notu mu bırakacaksınız? Yoksa sadece bir yere saklayıp orada bulunmasını tesadüfe mi bırakacaksınız?

Peki bu şekilde bir dosya bulmak için ne kadar zaman harcamış olacaksınız?

Elektronik belgeler (dosya sistemi)
Elbette ki bu devirde artık birçok belgelerimizi bilgisayar ortamında oluşturup orada saklıyoruz (örneğin basit bir word formatında yazılmış mektup). Peki orada saklıyoruz derken tam olarak ne demek istiyoruz? Hepimiz biliyoruz ki bir dosyayı kaydederken nereye kaydetmek istediğimizi soruyor bilgisayar bize. Peki bu kararı verirken hepimiz aynı kararı veriyormuyuz? Diyelim bir sigortalıya yazdığımız bir mektup var elimizde. Bu mektubu farklı kriterlere göre saklama ihtimalimiz var: Sigortalının adına göre, yaşadığı bölgeye göre, onunla ilgilenen departmana göre, mektubun yazılmış olduğu yıla göre..
Görülüyor ki basit bir mektubu kaydederken bile birçok seçenek çıkıyor karşımıza. Bir de şimdi o dosyayı yazmayan bir kişinin o dosyayı bulmak için başvurduğu yolu bir düşünelim. Aramaya nereden başlayacak? Elbette bugün Windows'un arama fonksiyonu mevcut - fakat dosyanın hangi isim altında kaydedildiğini nereden bilecek? Tek çaresi farklı klasörleri tek tek gezerek aradığı mektubu bulmasını bir nebze de olsa tesadüfe bırakacak. En azından ilk baktığı yerde bulma olasılığı oldukça düşük.

Peki bu süreçte ne kadar zaman harcamış olacak bu kişi?

Kurumsal İçerik Yönetiminin bu konuda sağladığı fayda
Böyle bir sistem kurulmuş olduğunda, kişinin aramak için birçok seçeneği olacaktır. Daha önce de belirtmiş olduğumuz gibi, KİY sisteminde dosyalar farklı etiketler vererek saklanmaktadır. Bu etiketleri verirken harcanan zaman şimdi kat kat geri dönmektedir. Çünkü şimdi ararken farklı kriterleri girerek arama yapabilmektesiniz: Sigorta örneğinde kalırsak; Fatih Karaoğlu isimli sigortalıya Sakarya şubesinin 2008 yılında yazmış olduğu bütün mektupları kolaylıkla bulabilirsiniz. Dosyayı aramak yerine onu BULUYORSUNUZ. Ve bunu yukarıda gösterdiğimiz örneklerde harcadığınız zamanın çok düşük bir oranında gerçekleştirmiş oluyorsunuz.

Aynı zamanda, böyle bir sistem sayesinde ilave olarak elinizdeki (elektronik) belgelerin içeriğini arama imkanına da sahip oluyorsunuz. Bu durum, internetten tanıdığımız ve her gün kullandığımız bir olay. Hatta daha önce bahsettiğimiz gibi, bugünkü teknolojik imkanlar sayesinde (OCR vb.), sadece elektronik ortamda oluşturulan dokümanların değil, sisteme aktarılmış kağıt dosyaların da içeriğini tanıyıp ona göre aramak mümkün olmaktadır.